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举办成功会议必读

不同类型的会议应分清

研讨会议:研讨型会议通常专业性较强,参与的人数不是很多,除非是行业标准讨论,一般不会超过100人。这类研讨会的关键点是会场及地点选择。

培训会议:培训会议也是专业型会议,通常是企业内部或者教育部门举办。除带有研讨性质外,更多的是技能交流及知识传授,可能的话还应该有高品质的休闲放松场地。

社团会议:社团会议通常为纯会议,往往需要发布一些宣言或者决议之类的书面信息。所以社团会议经常配合新闻发布会举行。

公益性/技术性论坛:此类会议多为公开性会议,系列分会将是此类会议的特点,所以会议场所的选择非常重要,基本要求是可以分割或者主会场附带小会场,对会议设施要求也比较高——同声传译、传媒记者招待、多媒体、视频直播以及讨论场地等均有可能要求提供。

订货交流会议:此类会议实际上兼有展览性质,因此会场的要求相对特别。理想的场地应该是专门的展览馆或者会展中心,带有商务会所或者类似场地则再完美不过。

 

礼仪与迎送

对于会议而言,必要的礼仪显得温馨。礼仪工作一般包括模特召集、程序分解、简单培训、服装道具准备、礼仪执行等。各种主题的会议对礼仪的要求不一样,学术性会议、政府性质会议要求模特的着装比较素雅,不能抢了专家及政府要员的形象,而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花,尽量着装鲜艳,与企业产品的品质形象要求一致。

 

会议预算(会议及展览的预算不是一个概念,通常而言,会议预算包括以下几个方面)


   1、交通费用
      2、会议室/厅费用     3、住宿费用 

   4、餐饮费用       5、会场茶歇        6、视听设备 
  

邀请

不管什么样的会议或者展览,主办者当然希望适宜的对象(客户)参加。作为主办者,邀请的方式非常重要。通常情况下,邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序

 

签到与入住安排

如果是小型商务会议,签到相对简单,仅是名录登记。但如是大型会议或展览,那么签到就是一项复杂的工作。

 

餐饮安排

一般而言,展览不统一安排餐饮(特邀嘉宾或者重要客户除外),会议通常统一安排餐饮。餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。

 

成立临时会务组,组织相关的人员,确定组织、人员保障

一个会议牵涉到方方面面,各项工作相互链接,相互联系,彼此交叉,必须统筹安排,多管齐下,同时进行,仅凭一己之力,殊难完成。人员分工明确,分别确定时间、流程与目标管理,并做好反馈、调整活动策划、确定活动主题,拟定活动策划案和具体操作等方案。

 

会展考察/旅游

实际上,会展考察或旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为,当然不排除部分行为是真正的商务考察。

 

 

会议咨询预定电话:010-61604086. 010-61604066.


E-mail:869286@sohu.com